Digitalisierung im Büro: Weiterbildung Automatisierung & KI-Kompetenz im Office-Management

In diesem Kurs lernst du, wie du KI-Tools wie Copilot gezielt in der Bürokommunikation, Dokumentenarbeit und Organisation einsetzt – von professionellem Prompting bis zur Automatisierung von Aufgaben. Dir wird vermittelt, wie du sicher mit digitalen Akten arbeitest und Microsoft-365-Tools effektiv nutzt. Zudem werden dir die rechtlichen Rahmenbedingungen beim Einsatz von KI im Büro nähergebracht. Lerninhalte sind außerdem die Automatisierung und Analyse mit Excel sowie die Gestaltung von Präsentationen mit Copilot. Nach dieser Weiterbildung bist du bestens vorbereitet, um digitale Prozesse aktiv mitzugestalten und effizient zu arbeiten.

Effektive Kommunikation mit KI: Strategien für professionelles Prompting

• Rollenbasiertes Prompting: Vorteile im Büroalltag
• Prompt-Feedback verstehen: Nachbessern, nachfragen, „verhandeln” mit der KI
• Qualitätskriterien für KI-Antworten erkennen (Vollständigkeit, Verlässlichkeit, Stil)
• Typische Prompting-Fehler vermeiden: Unpräzise Anweisungen, Mehrdeutigkeiten, Datenrisiken

Die Digitale Akte und die Rolle des Büromanagers in der digitalen Büroorganisation

• Aufgaben und Verantwortung des Büromanagers in der digitalen Arbeitswelt
• Aufbau, Struktur und Pflege digitaler Akten, z. B. Projektakten, Personalakten, Vertragsakten
• Nutzung von Microsoft-365-Tools (v. a. SharePoint aus Anwendersicht, OneDrive, Outlook, Word) zur Aktenorganisation
• Integration von E-Mails und Formularen in Aktenstrukturen
• Prozessoptimierung mit einfachen Automationen (z. B. Erinnerungen, Weiterleitungen)
• Datenschutz und Compliance rund um digitale Akten

Rechtliche Aspekte beim Einsatz von KI im Büro

• Einordnung des Einsatzes von KI in Office-Produkten
• Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen für die Nutzung von KI-Technologien
• Risiken beim Prompting, z. B. Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse, Urheberrecht
• Verantwortlichkeit und Haftungsfragen bei KI-generierten Inhalten

Excel-Automatisierung: Arbeiten mit Objekten und Zellbereichen

• Die Struktur des Excel-Objektmodells
• Wichtige Excel- und Aufzählungsobjekte erkennen und nutzen
• Methoden zur Adressierung und Manipulation von Zellen und Bereichen (Range, Cells)
• Ansprechen und effektives Management von Tabellen und Arbeitsmappen
• Programmierung basierend auf Ereignissen auf Tabellen- und Arbeitsmappen-Ebene
• Nutzung von Auto-Makros
• Nutzung von ChatGPT zur Entwicklung oder Fehlersuche in VBA-Code
• Anwendung von Testhilfen in Visual Basic
• Einsatz von einfachen und ActiveX-Steuerelementen in Excel
• Effiziente Nutzung von String-Funktionen
• Definition und Programmierung von Steuerelementen in Formularen
• Lesen und Schreiben von Textdateien per Code

Digitale Arbeitsorganisation mit Microsoft 365

• Struktur und Zusammenspiel zentraler Tools: Outlook, To Do, Planner, OneNote
• Aufgabenmanagement und persönliche Organisation mit Microsoft To Do
• Teams-basierte Arbeitsorganisation mit Planner: Projekte, Boards, Zuweisungen
• Notizen, Vorlagen, Besprechungsvorbereitung mit OneNote
• Outlook-Kalender strategisch nutzen: Zeitblöcke, Fokuszeiten, Erinnerungen
• Rolle von KI: Unterstützung bei Priorisierung, Erinnerung, Fokus (z. B. Copilot & Viva Insights)

Datenanalyse und Automatisierung mit Copilot in Excel

• Erstellung und Anpassung von Formeln mit Copilot
• Durchführung von Datenanalysen mithilfe von CoPilot
• Automatisches Formatieren von Zellen durch Regeln mit Copilot
• Umwandlung von Listen in Tabellen mit Copilot
• Einsatz von Copilot zur Automatisierung von Dateneingabe und -bereinigung
• Erstellung komplexer Formeln und Analysen mit Unterstützung von Copilot

Effiziente Dokumentenarbeit mit Copilot in Word

• Automatische Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit Copilot
• Optimierung von Texten (Rechtschreibung, Grammatik, Stil) mit Copilot
• Automatisierung von Formatierungen und Design in Dokumenten

Präsentationen gestalten und anpassen mit Copilot in PowerPoint

• Erstellung und Vervollständigung von Präsentationen mit Copilot
• Anpassung und Optimierung bestehender Präsentationen durch Copilot

Professionelle Kommunikation und Besprechungsorganisation in Outlook und Teams

• Methoden zur Besprechungsautomatisierung und Protokollerstellung
• Analyse und Optimierung von E-Mails durch KI-Tools (z. B. Tonfall, Verständlichkeit)
• Zusammenfassen und automatisierte Beantwortung/Weiterleitung von E-Mails mit Copilot
• Erstellen von Zusammenfassungen von Teams-Meetings mit Copilot

Zusammenarbeit und Informationsmanagement mit SharePoint und Microsoft-365-Tools, SharePoint Online: Berechtigungen, Automatisierung und technische Architektur

• Arbeiten mit Bibliotheken und Listen in SharePoint
• Einsatz von KI-gestützter Suche und Metadaten-Tagging in SharePoint (z. B. Syntex)
• Grundlagen der Berechtigungsverwaltung in SharePoint
• Möglichkeiten der Automatisierung in SharePoint (inkl. Power Automate + KI)
• Technische Hintergründe und Umsysteme von M365 (Admin Center, Entra ID, M365-Gruppen)
• Architektur von Teams und SharePoint Online
• Unterschiede zwischen SharePoint Online und OneDrive

• sehr gute Grundkenntnisse in den Microsoft-365-Tools
• Erfahrungen im Büromanagement, in der Assistenz oder im Backoffice-Management
• gute Deutschkenntnisse
• Teilnahme an einem unverbindlichen Beratungsgespräch
  

• Beschäftigte, deren Arbeitsplatz durch technologische Veränderungen oder andere Branchenentwicklungen gefährdet ist
• Beschäftigte, die in Berufen arbeiten, in denen ein Fachkräftemangel besteht oder die sich in solchen Berufen weiterbilden wollen
• Beschäftigte, die sich innerhalb ihres Unternehmens weiterbilden oder eine andere Position anstreben wollen
• Beschäftigte, die ihre Fähigkeiten und Kenntnisse durch Weiterbildung verbessern und ihre Beschäftigungsfähigkeit steigern möchten
• Ältere Beschäftigte und Beschäftigte mit Schwerbehinderung
  

Trägerinterner Abschluss: GFN-Zertifikat