Du interessierst dich für eine Ausbildung oder Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement? In diesem Blogartikel erfährst du alles über deine Entwicklungsmöglichkeiten in diesem Beruf und welche Voraussetzungen du dafür mitbringen solltest. Außerdem verraten wir dir, warum dich gerade diese Umschulung in der digitalen Arbeitswelt voranbringt – viel Spaß beim Lesen!

Was macht ein Kaufmann bzw. eine Kauffrau für Büromanagement?

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement kannst du in fast allen Branchen und Organisationen  arbeiten, zum Beispiel in:

• Industrie- und Handelsunternehmen
• Banken und Versicherungen
• Behörden und Verbänden
• Gesundheits- und Sozialeinrichtungen
• Bildungs- und Kulturinstitutionen

Kaufleute für Büromanagement übernehmen organisatorische und verwaltende Aufgaben im Büro und tragen damit maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsalltags bei. Ihre Aufgaben können je nach Schwerpunkt folgende Tätigkeiten umfassen:

Deine Aufgaben variieren je nach Unternehmen, Berufserfahrung und individueller Ausrichtung. Meist arbeitest du als Kaufmann/-frau für Büromanagement eng mit verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zusammen, darunter das Management, das Rechnungswesen, der Vertrieb, aber auch externe Dienstleister.

Warum lohnt sich eine Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Eine Umschulung zum bzw. zur Kaufmann/-frau für Büromanagement kann sich aus verschiedenen Gründen lohnen:

1) Breite, praxisnahe Ausbildung

Während deiner Umschulung wirst du praxisnah ausgebildet und umfassend auf die Anforderungen des Berufs vorbereitet. Du erwirbst nicht nur theoretisches Wissen, sondern Fähigkeiten, die in allen kaufmännischen Berufen von Bedeutung sind und die du am neuen Arbeitsplatz sofort einsetzen kannst.

GFN fokussiert dabei besonders auf digitale Kompetenzen in berufsrelevanten Anwendungen und Tools. Denn wichtiger als langjährige Berufserfahrung im Bürobereich sind sofort einsetzbare digitale Kompetenzen und Kenntnisse in aktueller Software. Diese digitalen Zusatzqualifikationen sind eng mit den Anforderungen in deutschen Unternehmen abgestimmt.

2) Stabile Arbeitsmarktlage

Der Bedarf an qualifizierten Kaufleuten für Büromanagement ist kontinuierlich hoch. Die steigende Digitalisierung und die zunehmende Bürokratie bedeuten, dass deine Fähigkeiten immer gefragt sein werden. Das bietet dir langfristige berufliche Sicherheit.

3) Attraktive Verdienstmöglichkeiten

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement kannst du mit einem attraktiven Gehalt rechnen, das sich mit zunehmender Erfahrung und Weiterbildungen weiter steigern lässt.

4) Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeiten und/oder die Option auf Home-Office. Das macht es auch für Bürokaufleute leichter, ihren Job mit der Familie oder anderen Dingen zu vereinbaren und die eigene berufliche Entwicklung dennoch voranzutreiben.

5) Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement hast du zahlreiche berufliche Optionen in verschiedenen Branchen und Unternehmen. Das macht es dir möglich, dich in Bereichen einzubringen, die dich persönlich wirklich interessieren und in denen du deine Stärken voll zur Geltung bringen kannst.

Eine Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement öffnet dir die Türen in die heutige Arbeitswelt – und verschafft dir die Grundlage für beruflichen Erfolg und Zukunftssicherheit.

Welchen Abschluss brauche ich für die Umschulung?

Um eine kaufmännische Umschulung zu beginnen, benötigst du in der Regel einen mittleren Schulabschluss (Realschule). Dies gilt vor allem für die Ausbildung in einem Betrieb.

Für eine geförderte Umschulung bei einem Bildungsträger wie GFN solltest du mindestens einen Hauptschulabschluss mitbringen. Alternativ verfügst du über mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise im kaufmännischen Bereich.

Warum sind digitale Kompetenzen in diesem Beruf so wichtig?

In der heutigen Arbeitswelt sind digitale Kompetenzen für Kaufleute im Büromanagement unerlässlich. Denn Unternehmen aller Branchen setzen zunehmend auf digitale Technologien und Tools, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Das sorgt in fast allen Berufen für neue Anforderungen an Arbeitnehmende – insbesondere im Umgang mit modernen Softwarelösungen und in der digitalen Zusammenarbeit.

Daher wirst du bei modernen Umschulungsanbietern wie GFN gezielt in berufsrelevanten digitalen Skills fit gemacht. Als angehende:r Kaufmann/-frau für Büromanagement profitierst du von digitalen Fähigkeiten, die dir bei der Jobsuche und am Arbeitsplatz von Vorteil sind:

• Effizient arbeiten: Deine neuen Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Tools und Software helfen dir, Aufgaben schneller und präziser zu erledigen.
• Besser kommunizieren: Dein routiniertes Arbeiten mit modernen Kommunikationsmitteln wie E-Mail, Videokonferenzen und Social Media erleichtern deinen Austausch mit Kolleg:innen und Kund:innen.
• Daten sicher verwalten: Ein verantwortungsvoller Umgang mit digitalen Daten und deren Sicherheit ist ein wichtiger Bestandteil deiner Arbeit.
• Flexibel bleiben: Deine digitalen Kompetenzen ermöglichen es dir, auch ortsunabhängig bzw. im Homeoffice zu arbeiten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Wenn du als Absolvent:in einer kaufmännischen Umschulung die richtigen, bei Arbeitgebern gefragten Schlüsselkompetenzen schon mitbringst, hast du beste Chancen auf einen schnellen Jobeinstieg und langfristigen beruflichen Erfolg.

Hard Skills für die Umschulung

Kaufmännische Kenntnisse: Wer in einem kaufmännischen Beruf arbeiten möchte, sollte sich für entsprechende Tätigkeiten und Unternehmensabläufe interessieren. Du musst kein Genie in Mathematik oder Wirtschaft sein, aber ein gewisses Zahlenverständnis und grundlegendes Interesse an Geschäftsprozessen ist definitiv von Vorteil.

MS Office: Die meisten bürotypischen Aufgaben erfordern den Umgang mit Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint. Mit dieser Standardsoftware wirst du in deiner Umschulung vertraut gemacht. Du lernst, wie Texte formatiert, Tabellen erstellt, Präsentationen gestaltet und Termine organisiert werden. Was du aber schon mitbringen solltest, sind Grundkenntnisse im Umgang mit einem Computer. Sollte das Arbeiten am PC für dich noch völliges Neuland sein, kannst du die nötigen PC-Grundlagen ganz unkompliziert bei uns nachholen und sicher in deine Umschulung starten. 

Fremdsprachen: In einer globalisierten Welt sind Fremdsprachenkenntnisse ein wichtiger Vorteil im Beruf. Für deinen Umschulungsstart solltest du zumindest Grundkenntnisse in Englisch mitbringen. Je nach Branche und zukünftigem Arbeitgeber punktest du auch mit weiteren Fremdsprachen wie  Französisch, Spanisch oder Chinesisch.

Soft Skills für die Umschulung

Kommunikationsfähigkeit: Als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement bist du oft die erste Ansprechperson für Kunden, Lieferanten oder Kolleg:innen. Ob mündlich oder schriftlich – du wirst in deinem Arbeitsalltag viel kommunizieren. Wichtig ist, dass du dabei freundlich und professionell auftrittst und dich sowohl im Gespräch als auch per E-Mail oder Brief klar ausdrücken kannst. Du solltest auch in der Lage sein, aktiv zuzuhören sowie Feedback zu geben und zu empfangen.

Organisationstalent: Als Kauffrau für Büromanagement hast du viele verschiedene Aufgaben zu erledigen, die oft gleichzeitig anfallen. Du solltest daher Prioritäten setzen, Termine einhalten und strukturiert arbeiten können. Ein gutes Zeitmanagement und eine gewisse Stressresistenz helfen dir dabei, den Überblick zu behalten. Ebenso wichtig sind Sorgfalt und Zuverlässigkeit. 

Teamfähigkeit: Als Kauffrau für Büromanagement arbeitest du oft mit anderen zusammen, sei es in deiner eigenen Abteilung oder mit anderen Bereichen. Du solltest daher kooperativ, respektvoll und hilfsbereit sein und dich in ein bestehendes Team einfügen können. Wenn du zudem Eigeninitiative zeigst und Verantwortung übernehmen kannst, wirst du zum wertvollen Teammitglied.

Wie viel verdient ein:e Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Dein Gehalt als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement variiert je nach Unternehmensgröße, Branche, Region und Berufserfahrung. Du kannst mit einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 2.625 Euro im Monat rechnen (Quelle: StepStone, Stand: April 2025).

Das Einstiegsgehalt beläuft sich auf etwa 2.500 Euro brutto im Monat. Häufig gelten auch Tarifverträge und du wirst nach Tarifgruppe bezahlt. Die Gehaltsuntergrenze liegt bei einem Jahresgehalt von 27.500 Euro brutto. Nach oben hin sind bis zu 36.100 Euro brutto im Jahr drin, in Einzelfällen sogar mehr (StepStone, Stand: April 2025).

Die Höhe des Gehalts hängt u. a. auch von der Branche ab, in der du arbeitest. Branchen, die überdurchschnittlich gut bezahlen, sind IT, Pharma, Banken, Versicherungen und Consulting. Mit zunehmender Berufserfahrung und Weiterbildung kannst du dein Gehalt natürlich steigern.

Welche Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten gibt es?

Als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement stehen dir vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zur Erweiterung deiner Kompetenzen offen:

Berufliche Weiterbildung

Weiterbildung bzw. Fortbildung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor in jedem Berufsfeld und ermöglicht es dir, neue Fähigkeiten und Fachkenntnisse zu erwerben.

Du kannst an Weiterbildungen teilnehmen, die von Themen wie Buchhaltung und Rechnungswesen über Personalwesen bis hin zu Sprach- oder EDV-Kursen reichen. Auch Weiterbildungen im Online-Marketing kommen in Frage. Im Bereich Digitalkompetenz bist du beispielsweise mit einer Kanban-Zertifizierung für das agile Arbeiten in Projekten oder einem SAP®-Kurs für Business- bzw. Power-User gut beraten.

Aufstiegsfortbildung oder Studium

Wenn du eine höhere Qualifikation anstrebst oder mehr Verantwortung in deiner beruflichen Laufbahn übernehmen möchtest, bietet sich eine Aufstiegsfortbildung an. Mit Abschlüssen wie dem Fachwirt oder Betriebswirt qualifizierst du dich für Führungspositionen oder selbstständige Tätigkeiten. Für eine solche Fortbildung solltest du bereits ein bis zwei Jahre Berufserfahrung gesammelt haben, wobei die Dauer je nach Anbieter und Durchführungsform zwischen einem und vier Jahren betragen kann.

Als Fachwirt:in erwirbst du spezialisiertes Wissen in bestimmten Fachrichtungen und qualifizierst dich für mittlere Managementpositionen, während du als Betriebswirt:in dein Wissen im Bereich der Betriebswirtschaft vertiefst und dich auf einzelne  Bereiche – z. B. Personalwirtschaft oder Marketing – spezialisieren kannst. Damit stehen dir verantwortungsvolle Positionen in Unternehmen offen.

Darüber hinaus bietet ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Business Administration weitere Karriereperspektiven und vertieftes Fachwissen, das für höhere Positionen in der Unternehmensführung unerlässlich ist.

Welche Perspektiven hat ein:e Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Der Beruf des/der Kaufmanns/-frau für Büromanagement ist sehr gefragt und zukunftssicher. Nicht umsonst steht er in der Rangliste der am häufigsten gewählten Ausbildungsberufe auf Platz 2, bei den Frauen sogar auf Platz 1. In deiner Jobrolle bist du das Rückgrat vieler Unternehmen und Organisationen. Du übernimmst eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die Abläufe im Büro reibungslos funktionieren. Damit bist du praktisch in jeder Branche gefragt.

Dank der Modernisierung der kaufmännischen Berufe bist du als zukünftige:r Kaufmann/-frau für Büromanagement optimal gerüstet für die heutige Arbeitswelt – und kannst dich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten freuen.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich für dich neue Herausforderungen und Chancen. Die Fähigkeit, dich schnell auf neue Software und Arbeitsweisen einzustellen, wird in Zukunft immer wichtiger. Neue Technologien ermöglichen es dir, Aufgaben effizienter zu erledigen und bieten denjenigen, die bereit sind, sich kontinuierlich weiterzubilden, immer wieder neue Möglichkeiten für ihren beruflichen Weg.

Fazit: Gute Jobchancen und eine sichere Zukunft

Angehende Kaufleute für Büromanagement erwarten gute Zukunftsaussichten, ein faires Gehalt und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten. Mit Engagement und der Bereitschaft zur Weiterbildung kannst du deine Karriere in diesem und anderen kaufmännischen Berufen  erfolgreich gestalten.

Mit einer geförderten Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (IHK) begleiten wir dich ein Stück auf deinem Erfolgsweg. Noch Fragen? Unsere erfahrenen Berater:innen sind gerne für dich da.