Wer sich mit Projektmanagement beschäftigt, stößt früher oder später auf die Frage: Was ist PRINCE2 – und wofür wird es eingesetzt? Dieser Artikel gibt darauf eine verständliche Antwort und zeigt, wie PRINCE2 aufgebaut ist, welche typischen Probleme die Methode im Projektalltag löst und für welche Projekte sie besonders geeignet ist.

Was ist PRINCE2®? 

PRINCE2® ist eine prozessorientierte Projektmanagement-Methode, die Projekte in klar definierte Phasen und Rollen gliedert und auf sieben Grundprinzipien, Themen und Prozessen basiert. Sie bietet einen standardisierten Rahmen, mit dem Projekte planbar, kontrollierbar und nachvollziehbar umgesetzt werden können.

Wofür steht PRINCE2®?

PRINCE2® steht für PRojects IN Controlled Environments (Projekte in kontrollierten Umgebungen). Der Name macht bereits deutlich, dass PRINCE2® darauf abzielt, ein kontrolliertes Projektumfeld zu schaffen, in dem Aufgaben, Rollen, Prozesse und Entscheidungswege klar definiert sind.

Was bietet PRINCE2® und was ist das Ziel?

PRINCE2® bietet einen klar strukturierten Rahmen, mit dem Projekte planbar und nachvollziehbar gesteuert werden können. Die Methode definiert feste Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Entscheidungswege, sodass alle Beteiligten wissen, wer was zu welchem Zeitpunkt übernimmt.

Ziel von PRINCE2® ist es, Projekte kontrolliert, transparent und wirtschaftlich umzusetzen – unabhängig von Branche oder Projektart. Dabei unterstützt die Methode vor allem dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Projekte konsequent an ihren Business-Zielen auszurichten.

Was gibt die PRINCE2®-Methode konkret vor?

Die PRINCE2®-Methode gibt keinen fachlichen Inhalt vor, sondern beschreibt den organisatorischen Rahmen, in dem ein Projekt abläuft. Konkret definiert PRINCE2®:

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben/trifft Entscheidungen/erstattet Bericht?
• Projektphasen: Gliederung eines Projekts in klar abgegrenzte Abschnitte, die nacheinander geplant, durchgeführt und überprüft werden
• Verbindliche Abläufe (Prozesse) von der Projektvorbereitung über die Steuerung einzelner Phasen bis zum Projektabschluss
• Entscheidungswege und Eskalationsmechanismen zum Umgang mit Abweichungen, Risiken oder Änderungen
• Dokumente und Nachweise für Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Regelmäßige Kontrollpunkte: Wann und wie wird der Projektstatus überprüft, damit das Projekt inhaltlich und wirtschaftlich auf Kurs bleibt?

PRINCE2® gibt also nicht vor, was fachlich umgesetzt wird, sondern wie ein Projekt organisiert sein sollte, damit es planbar, überprüfbar und steuerbar bleibt.

Welche Probleme löst PRINCE2® im Projektalltag?

Projekte scheitern im Alltag meist an unklaren Zuständigkeiten, fehlenden Entscheidungen oder ständig wechselnden Anforderungen. PRINCE2® setzt genau an diesen Punkten an. Typische Schwachstellen, die PRINCE2® systematisch reduziert, sind:  

• Projekte laufen „nebenbei“ und verlieren an Fokus: Durch den konsequenten Bezug auf einen klaren Nutzen wird regelmäßig hinterfragt, ob das Projekt noch sinnvoll ist oder angepasst werden sollte.
• Entscheidungen werden vertagt oder informell getroffen: PRINCE2® schafft feste Entscheidungslogiken, sodass Abweichungen nicht ausgesessen, sondern bewusst bewertet und entschieden werden.
• Änderungen häufen sich unkontrolliert: Neue Anforderungen werden nicht einfach „mitgenommen“, sondern strukturiert geprüft – inklusive Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Umfang.
• Der Projektstatus ist unklar oder schwer vermittelbar: Einheitliche Berichte und definierte Kontrollpunkte sorgen dafür, dass Fortschritt und Probleme für alle Beteiligten nachvollziehbar bleiben.
• Probleme werden erst spät erkannt: Regelmäßige Überprüfungen helfen, Risiken und Abweichungen früh sichtbar zu machen – bevor sie das gesamte Projekt gefährden.

Welche PRINCE2®-Bausteine gibt es – kurz erklärt?

PRINCE2® besteht aus drei zentralen Bausteinen, die gemeinsam den Rahmen für ein strukturiertes Projektmanagement bilden: Prinzipien, Themen und Prozesse. Jeder dieser Bausteine erfüllt eine eigene Funktion und sorgt dafür, dass Projekte nachvollziehbar geplant und gesteuert werden können.

1. Die 7 PRINCE2®‑Prinzipien
Die Prinzipien sind Grundsätze, die in jedem PRINCE2®‑Projekt gelten. Dazu gehören unter anderem: aus Erfahrungen lernen, klare Rollen und Verantwortlichkeiten, phasenweises Vorgehen und konsequente Ausrichtung auf den Business Case. Sie dienen als Leitlinien und verhindern, dass ein Projekt unstrukturiert abläuft.

2. Die 7 Themen
Die Themen beschreiben Bereiche, die während des gesamten Projekts kontinuierlich betrachtet und gesteuert werden müssen, z. B. Organisation, Qualität, Risiken, Fortschritt oder Änderungen. Sie zeigen, worauf ein Projektteam achten muss, um ein Projekt verlässlich zu führen.

3. Die 7 Prozesse
Die Prozesse definieren, wie ein Projekt von Anfang bis Ende abläuft. Sie beschreiben konkrete Abläufe wie die Projektvorbereitung, die Steuerung einzelner Phasen oder den geregelten Projektabschluss. Damit geben sie dem Projekt eine klare Struktur und legen fest, wer in welchem Schritt welche Aufgaben übernimmt.

Gemeinsam sorgen diese Bausteine dafür, dass PRINCE2® nicht nur Theorie bleibt, sondern im Projektalltag praktisch anwendbar und gut nachvollziehbar ist.

Infografik: PRINCE2® auf einen Blick

Die PRINCE2®-Prinzipien

Die 7 PRINCE2®‑Prinzipien bilden das Fundament der Methode. Sie definieren grundlegende Regeln und Denkweisen, die in jedem PRINCE2®‑Projekt angewendet werden müssen, unabhängig von Projektgröße oder Branche.

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung (Continued Business Justification)

Jedes PRINCE2®‑Projekt muss einen klaren geschäftlichen Nutzen haben, der während des gesamten Projektverlaufs regelmäßig überprüft wird. Grundlage dafür ist der Business Case, der beschreibt, warum das Projekt sinnvoll ist.

Praxisnutzen: Projekte können beendet oder angepasst werden, wenn sich zeigt, dass der erwartete Nutzen nicht mehr gegeben ist.

2. Lernen aus Erfahrungen (Learn from Experience)

PRINCE2® fordert, Erfahrungen aus früheren Projekten zu nutzen und neue Erkenntnisse während des Projekts festzuhalten. Dieses Wissen soll aktiv in Entscheidungen einfließen.

Praxisnutzen: Wiederholte Fehler werden vermieden und bewährte Lösungsansätze systematisch weitergenutzt.

3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten (Defined Roles and Responsibilities)

In einem PRINCE2®‑Projekt sind Rollen klar beschrieben, etwa Auftraggeber, Projektleitung oder Teammitglieder. Jede Rolle hat festgelegte Aufgaben und Befugnisse.

Praxisnutzen: Zuständigkeiten sind eindeutig, Entscheidungsprozesse werden schneller und Konflikte durch Unklarheiten reduziert.

4. Steuern über Managementphasen (Manage by Stages)

Das Projekt wird in überschaubare Abschnitte (Phasen) unterteilt, die jeweils geplant, genehmigt und kontrolliert werden.

Praxisnutzen: Risiken und Fortschritt lassen sich regelmäßig überprüfen, bevor das gesamte Projekt aus dem Ruder läuft.

5. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Manage by Exception)

Für Zeit, Kosten, Qualität und Umfang werden Toleranzen festgelegt. Solange diese eingehalten werden, kann die Projektleitung eigenständig handeln.

Praxisnutzen: Führungsgremien werden entlastet, ohne die Kontrolle über kritische Abweichungen zu verlieren.

6. Produktorientierung (Focus on Products)

PRINCE2® fokussiert auf klar definierte Ergebnisse (Produkte) statt auf reine Aktivitäten. Für jedes Produkt werden Qualitätsanforderungen festgelegt.

Praxisnutzen: Alle Beteiligten wissen genau, was geliefert werden soll und wann ein Ergebnis als „fertig“ gilt.

7. Anpassen an die Projektumgebung (Tailor to Suit the Project)

PRINCE2® ist kein starres Regelwerk, sondern soll an die jeweilige Projektgröße, Komplexität und Organisation angepasst werden.

Praxisnutzen: Die Methode bleibt praktikabel und verursacht keinen unnötigen administrativen Aufwand.

Praxisbeispiel: PRINCE2®-Prinzipien in einem Software-Rollout

Stell dir einen Software‑Rollout in deiner Organisation vor, bei dem ein neues CRM‑System eingeführt und an bestehende Systeme angebunden werden soll. Bevor du startest, hältst du fest, welches konkrete Ziel der Rollout verfolgt – etwa eine zentrale Datenbasis für Vertrieb und Service oder weniger manuelle Workarounds. Dieser klar definierte Nutzen dient dir während des Projekts als Orientierung, wenn zusätzliche Anforderungen oder technische Erweiterungen diskutiert werden.

Du strukturierst den Rollout in klar abgegrenzte Phasen wie Konzeption, Implementierung, Testbetrieb und Produktivsetzung und überprüfst nach jeder Phase, ob Stabilität, Zeit‑ und Budgetrahmen noch passen. Im Alltag arbeitest du produktorientiert: Statt offener To‑dos stehen greifbare Ergebnisse im Fokus, etwa eine funktionsfähige CRM‑Instanz oder getestete Schnittstellen. Änderungswünsche bewertest du strukturiert nach Aufwand und Auswirkungen, sodass der Rollout steuerbar bleibt und du den Überblick über Ziel und Gesamtzusammenhang behältst.

Wann ist PRINCE2® besonders geeignet, wann weniger?

Kurz: PRINCE2® passt gut zu Projekten, bei denen „einfach machen“ zu teuer oder zu riskant wäre.

Alternativen zu PRINCE2® im Projektmanagement

PRINCE2® ist nicht die einzige Methode für strukturiertes Projektmanagement. Je nach Projektziel, Teamgröße und Arbeitsweise kommen auch andere Ansätze infrage. Zu den bekanntesten Alternativen zählen:

• Wasserfallmodell: Ein lineares Vorgehensmodell mit klar aufeinanderfolgenden Phasen, das sich vor allem für Projekte mit stabilen Anforderungen eignet.
• Agile Methoden (z. B. Scrum oder Kanban): Setzen auf kurze Arbeitszyklen, regelmäßiges Feedback und hohe Anpassungsfähigkeit – häufig genutzt in der Software‑ und Produktentwicklung.
• PMI/PMBOK: Ein eher klassischer Projektmanagement‑Standard, der Prozesse, Methoden und Wissensgebiete beschreibt, aber weniger streng vorgibt, wie sie anzuwenden sind.
• Hybridansätze: Kombinieren klassische und agile Elemente, beispielsweise klare Projektstrukturen mit agilen Entwicklungsteams.

Welche Methode passt, hängt weniger von der „richtigen“ oder „falschen“ Wahl ab, sondern davon, wie klar Ziele und Rahmenbedingungen sind und wie viel Flexibilität das Projekt erfordert. PRINCE2® wird dabei häufig dort eingesetzt, wo Verlässlichkeit, Steuerbarkeit und formale Entscheidungswege besonders wichtig sind.

PRINCE2® vs. Scrum: Kann man klassische und agile Ansätze kombinieren?

In der Praxis werden beide Ansätze häufig kombiniert. PRINCE2® liefert den organisatorischen Rahmen für Steuerung, Rollen und Entscheidungen, während Scrum die agile Umsetzung auf Team‑Ebene übernimmt.

Das Gesamtprojekt wird also nach PRINCE2® gemanagt, Scrum kommt innerhalb einzelner Projektphasen zum Einsatz, etwa für die iterative Entwicklung von Software‑Komponenten in kurzen Sprints. So behalten Stakeholder die Kontrolle und das Entwicklungsteam bleibt beweglich.

Tipp für die Praxis: Lege früh fest, wo PRINCE2® endet und Scrum beginnt – also welche Entscheidungen auf Management‑Ebene getroffen werden und wo Teams eigenverantwortlich agil arbeiten. Das verhindert Reibungsverluste und sorgt für klare Erwartungen auf beiden Seiten.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum PRINCE2®-Projektmanagement