Hallo Joachim. Schön, dass du dir die Zeit für dieses Interview genommen hast. Bevor wir über Microsoft Office sprechen, magst du uns zum Einstieg kurz verraten, wie du Leadtrainer bei GFN geworden bist? Was macht ein Leadtrainer eigentlich, was ein normaler Trainer nicht macht?

Im Jahr 2018 benötigte GFN einen Leadtrainer für ein Office-365-Migrationsprojekt bei einem großen Hamburger Unternehmen, und ich wurde gebeten, diese Rolle zu übernehmen. Als Leadtrainer halte ich natürlich nach wie vor Seminare, bin aber von Anfang an bereits in der Angebotsphase dabei, um den inhaltlichen und methodischen Trainingsansatz der GFN dem Kunden vorzustellen. Dies ist aber keine Einbahnstraße, ich nehme auch die Wünsche des Kunden auf und erstelle daraus passgenaue Trainingskonzepte. Später übernehme ich dann die Koordination der Trainer:innen, die im Projekt im Einsatz sind, betreue die Plattform für den Informationsaustausch und sorge dafür, dass ein ständiger wertvoller Austausch zwischen dem Kunden, mir und den Trainer:innen gewährleistet ist. Ich begleite in Microsoft-365-Projekten den Microsoft Evergreen-Prozess und sorge dafür, dass neue Werkzeuge und neue Möglichkeiten Eingang in die Seminare und andere Trainingsformen finden. Das kann beispielsweise auch mal die Produktion von kurzen Videos sein.

Was ist überhaupt der Unterschied zwischen Microsoft 365 – ehemals Office 365 – und älteren Office-Versionen?

Die bisherigen Office-Versionen enthielten spezialisierte Anwendungen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail und Co. Office 365 – oder Microsoft 365, wie viele Lizenzen jetzt genannt werden – enthält darüber hinaus eine Fülle an neuen Apps für das kollaborative Arbeiten. Beispielhaft kann hier Microsoft Teams genannt werden, aber auch die PowerApps, mit deren Hilfe Prozesse digitalisiert und automatisiert werden können.

Was denkst Du, welche Rolle kann Microsoft 365, insbesondere Microsoft Teams, in Unternehmen spielen?

Microsoft Teams kann die zentrale Kommunikationsplattform innerhalb eines Unternehmens sein, von Chats über Gruppenbeiträge bis hin zu Dateiverwaltung und Online-Meetings. Bei der Konzeption und Umsetzung sind wir als GFN gerne behilflich.

Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung achten?

Für Anwender:innen, die bislang nur das normale Office-Paket gewohnt waren, ist die Einführung von Microsoft 365 ein sehr umfassender Change, der nicht selten von Sorgen und Ängsten, aber auch von Hoffnung begleitet wird. Unsere Aufgabe als Trainer und Berater ist es, die Sorgen ernst zu nehmen, aber gleichzeitig den Fokus auf die Chancen und Möglichkeiten der neuen Werkzeuge zu legen und die Anwender:innen abzuholen. Dies kann beispielsweise durch passgenaue Schulungskonzepte mit Fallstudien (Use Cases) geschehen – und die Konzentration auf das Wesentliche. Niemand muss alle Werkzeuge in allen Details beherrschen. Die Anwender:innen benötigen Leitplanken und Wegweiser, die ihnen auch vorgeben, welche Apps sie für welchen Zweck wie benutzen sollten. Hier sollte man sich auch nicht vor klaren Ansagen scheuen, um Chaos und Verwirrung gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Wie erleichtert uns Microsoft Teams die Arbeit im Homeoffice?

Microsoft Teams bietet erstmals in der Geschichte von Microsoft-Anwendungen wirkliche Transparenz. Transparenz an Informationen ist die Voraussetzung dafür, dass alle an einem Prozess oder Projekt Beteiligten über wirklich alle wichtigen Informationen verfügen. Es wird keine Zeit mehr damit verschwendet, mühsam per Mail und Dateiserver sowie Bitt-Anrufen Informationen zu beschaffen, sondern sie liegen gut strukturiert an einem bekannten Ort. Und dieser Ort kann Microsoft Teams sein.

Was ist aus deiner Sicht das nützlichste Feature bei Microsoft Teams?

Mein persönliches Highlight sind die Benachrichtigungseinstellungen. Hier kann ich passgenau festlegen, welche Kanäle für mich besonders wichtig sind und bei welchen Ereignissen ich wie informiert werden möchte.

Was denkst Du anhand deiner Erfahrungen, die du in den letzten Monaten gesammelt hast, inwiefern Corona die moderne Arbeitswelt verändert hat?

Corona hat für zwei Dinge gesorgt: Es wurde jedem Unternehmen deutlich vor Augen geführt, wo es aktuell mit seiner IT-Infrastruktur steht. Diese Erkenntnisse mögen im Einzelfall auch schmerzhaft gewesen sein. Gleichzeitig hat Corona aber ebenso dafür gesorgt, dass die Digitalisierung und die damit verbundenen Möglichkeiten jetzt in Bereichen unserer politischen und wirtschaftlichen Landschaft angekommen sind, bei denen man noch 2019 nicht so bald damit gerechnet hätte. Und auch wenn noch nicht alles perfekt ist: Wer hätte 2019 schon vermutet, dass Unterricht tatsächlich einmal digital stattfinden kann? Dass man auf Geschäftsreisen verzichtet und Meetings im großen Stil online abhält?

Dem stimmen wir zu. Dieses Jahr hat definitiv für viel Veränderung gesorgt. Aber trotz der einen oder anderen Hürde, die genommen werden musste, gehen auch ganz neue Möglichkeiten und Chancen mit diesen Veränderungen einher. Wir sagen Danke für dieses informative Interview.

Willst auch du deine Produktivität mit Microsoft 365 steigern?

Dann bist du bei uns richtig. Egal, ob du Microsoft 365 in deinem Unternehmen einführen oder dir als Privatperson das Arbeiten im Homeoffice erleichtern möchtest – wir beraten dich gerne.

Mehr Informationen findest du auf unserer Angebotsseite zu Microsoft 365.